Quy định điều kiện, thủ tục cấp, duy trì, thu hẹp-mở rộng, đình chỉ, hủy bỏ chứng nhận

Hướng dẫn các nội dung liên quan đến thủ tục cấp, duy trì, thu hẹp/mở rộng, đình chỉ, hủy bỏ chứng nhận.

QUY ĐỊNH

ĐIỀU KIỆN, THỦ TỤC CẤP, DUY TRÌ, THU HẸP/MỞ RỘNG, ĐÌNH CHỈ, HỦY BỎ CHỨNG NHẬN

I. THỦ TỤC CẤP, DUY TRÌ, THU HẸP/MỞ RỘNG, ĐÌNH CHỈ, HỦY BỎ CHỨNG NHẬN

1. Cấp và duy trì chứng nhận

1.1. Tiếp xúc ban đầu (nếu cần)

ASTAC phải cung cấp cho tổ chức đăng ký chứng nhận các thông tin cần thiết về quá trình đánh giá và thủ tục chứng nhận, làm rõ sự khác biệt trong cách hiểu về chứng nhận và thủ tục chứng nhận.

1.2. Đăng ký chứng nhận

Sau khi xem xét và hiểu rõ về “Điều kiện và thủ tục cấp, duy trì, thu hẹp/mở rộng, đình chỉ, hủy bỏ chứng nhận”, khách hàng chứng nhận gửi Đăng ký được ký bởi người đại diện có thẩm quyền, kèm theo các tài liệu liên quan (nếu cần) cho ASTAC. 

1.3. Xem xét đăng ký chứng nhận

ASTAC tiến hành xem xét đăng ký chứng nhận nhằm hiểu rõ yêu cầu của khách hàng và thông báo cho khách hàng về phạm vi chứng nhận và việc chấp nhận hồ sơ, thống nhất phương thức đánh giá chứng nhận. Trên cơ sở kết quả xem xét đăng ký, hai bên tiến hành thương thảo, ký kết hợp đồng chứng nhận.

1.4. Chuẩn bị đánh giá

  • Sau khi ký hợp đồng, hai bên sẽ cùng nhau xác định thời điểm đánh giá chứng nhận;
  • ASTAC quyết định thành lập đoàn đánh giá, bao gồm cả chuyên gia lấy mẫu nếu cần;
  • Đoàn đánh giá có trách nhiệm xây dựng kế hoạch đánh giá và thực hiện những chuẩn bị cần thiết cho việc tiến hành đánh giá.

1.5. Đánh giá chứng nhận

  1. Đối với chứng nhận hệ thống quản lý, ASTAC tiến hành đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý theo hai giai đoạn gồm giai đoạn 1 (đánh giá tính sẵn sàng) và giai đoạn 2 (đánh giá tính hiệu lực) theo quy định và thông lệ quốc tế.
  2. Đối với đánh giá chứng nhận sản phẩm, tuỳ theo phương thức đánh giá chứng nhận, quá trình đánh giá có thể bao gồm một trong hai, hoặc cả hai hoạt động: đánh giá quá trình sản xuất và thử nghiệm mẫu sản phẩm.
  3. Kết thúc hoạt động đánh giá, Trưởng đoàn đánh giá có trách nhiệm lập báo cáo đánh giá gửi cho ASTAC và khách hàng chứng nhận.

1.6. Quyết định chứng nhận

  1. Quyết định chứng nhận được ASTAC ban hành dựa trên cơ sở xem xét các phát hiện, hành động khắc phục và kết luận đánh giá cũng như các thông tin liên quan khác.
  2. Đối với chứng nhận hệ thống, Giấy chứng nhận có hiệu lực 03 năm. Đối với chứng nhận sản phẩm có đánh giá quá trình sản xuất, Giấy chứng nhận có hiệu lực không quá 03 năm; riêng chứng nhận VietGAP có hiệu lực không quá 02 năm. Đối với chứng nhận sản phẩm không đánh giá quá trình sản xuất, Giấy chứng nhận chỉ có giá trị cho lô sản phẩm, hàng hóa được lấy mẫu thử nghiệm.

1.7.  Đánh giá giám sát và duy trì chứng nhận

  1. Trong quá trình duy trì chứng nhận, hoạt động đánh giá giám sát sẽ được tiến hành đối với các chứng nhận có hiệu lực trên 12 tháng.
  2. Nội dung cụ thể của từng lần đánh giá giám sát sẽ được ASTAC thông báo cho khách hàng.
  3. Kết quả của việc đánh giá giám sát có thể dẫn đến việc duy trì, thu hẹp/ mở rộng, cảnh cáo, đình chỉ hoặc huỷ bỏ chứng nhận.

1.8   Thay đổi yêu cầu chứng nhận

  1. Khi có thay đổi tiêu chuẩn/ quy chuẩn/ thủ tục chứng nhận, ASTAC phải thông báo cho khách hàng chứng nhận về các thay đổi và khoảng thời gian chuyển đổi để khách hàng điều chỉnh lại các quá trình, các thủ tục cho phù hợp.
  2. Hết thời hạn chuyển đổi, nếu việc thay đổi không được thực hiện bởi khách hàng và đánh giá bởi ASTAC thì chứng nhận sẽ chính thức hết hiệu lực.

2. Thu hẹp/ mở rộng chứng nhận và chứng nhận lại

2.1  ASTAC sẽ thông báo và tiến hành các hoạt động thu hẹp phạm vi chứng nhận khi hoạt động đã không còn được thực hiện hoặc sản phẩm đã không còn được sản xuất trong 12 tháng.

 2.2 Khi có yêu cầu chính thức của khách hàng chứng nhận về việc mở rộng phạm vi của hệ thống hoặc chủng loại sản phẩm, ASTAC sẽ tiến hành các hoạt động đánh giá và cấp chứng nhận mở rộng theo thủ tục tương tự đánh giá chứng nhận ban đầu. 

 2.3 Trước khi hết hiệu lực chứng nhận, ASTAC sẽ thông báo để khách hàng tiến hành các thủ tục đăng ký giấy chứng nhận lại cho chu kỳ mới. Việc đánh giá cấp lại chứng nhận sẽ được tiến hành theo các bước như đối với chứng nhận lần đầu.

3. Đình chỉ, hủy bỏ chứng nhận

3.1. Đình chỉ chứng nhận

ASTAC sẽ thông báo và tiến hành đình chỉ hiệu lực chứng nhận đã cấp nếu khách hàng vi phạm một trong các trường hợp sau:

  • Khách hàng không tuân thủ đầy đủ các điều kiện trong hợp đồng chứng nhận được ký giữa hai bên.
  • Khách hàng thay đổi tên chủ sở hữu trên giấy chứng nhận.
  • Sản phẩm trong phạm vi chứng nhận lưu thông trên thị trường bị người sử dụng hoặc cơ quan quản lý khiếu nại về chất lượng nhưng khách hàng không có các hành động khắc phục thỏa đáng.
  • Khách hàng không thực hiện kịp thời các hành động khắc phục đối với các điểm không phù hợp mà chuyên gia đánh giá của ASTAC yêu cầu.

3.2. Hủy bỏ chứng nhận

ASTAC sẽ thông báo và tiến hành hủy bỏ hiệu lực chứng nhận đã cấp cho khách hàng nếu khách hàng vi phạm đồng thời nhiều điều kiện trong mục 3.1 nói trên hoặc hết thời hạn đình chỉ mà không có hành động khắc phục thỏa đáng.

II. Trách nhiệm và quyền lợi của khách hàng được chứng nhận

1. Trách nhiệm của khách hàng

  1. Khách hàng đăng ký chứng nhận phải nộp Đăng ký chứng nhận và phải cam kết tuân thủ tất cả yêu cầu nêu trong Quy định điều kiện, thủ tục cấp, duy trì, thu hẹp/mở rộng, đình chỉ, hủy bỏ chứng nhận.
  2. Khách hàng đăng ký chứng nhận phải chuẩn bị tất cả những điều cần thiết cho hoạt động đánh giá, bao gồm việc cung cấp đầy đủ các thông tin, tài liệu để đánh giá và cho phép truy cập tới tất cả các quá trình, khu vực, hồ sơ, cán bộ phục vụ cho quá trình đánh giá, chứng nhận và giải quyết các khiếu nại.
  3. Khách hàng phải sử dụng giấy chứng nhận và dấu chứng nhận theo đúng hướng dẫn của ASTAC.
  4. Khách hàng phải thông báo bằng văn bản cho ASTAC về các thay đổi
    (nếu có) đối với sản phẩm, quá trình sản xuất, hệ thống quản lý có thể ảnh hưởng đến phạm vi và hiệu lực chứng nhận.
  5. Khách hàng được chứng nhận có trách nhiệm:
  • Lưu giữ toàn bộ các ý kiến phản ánh, khiếu nại liên quan đến sản
    phẩm, quá trình, hệ thống quản lý được chứng nhận và phải sẵn sàng cung cấp cho ASTAC khi được yêu cầu;
  • Tiến hành các biện pháp thích hợp để xử lý các khiếu nại đối với sản
    phẩm liên quan đến chứng nhận;
  • Lập hồ sơ các biện pháp khắc phục đã tiến hành và kết quả thực hiện.

2.   Quyền lợi của khách hàng được chứng nhận

  • Khách hàng được chứng nhận có các quyền lợi sau:
  • Quảng cáo trên các phương tiện truyền thông về việc được chứng nhận.
  • Sử dụng dấu chứng nhận trên sản phẩm và/hoặc bao bì sản phẩm được chứng nhận.
  • Sử dụng kết quả chứng nhận trong các tài liệu kỹ thuật, hồ sơ thầu và các  hoạt động khác theo quy định của Luật chất lượng sản phẩm, hàng hóa.
  • Được cập nhật vào danh sách khách hàng do ASTAC chứng nhận
    và công bố trên website của ASTAC.

III. Trách nhiệm pháp lý của ASTAC

ASTAC là đơn vị sự nghiệp công lập, là pháp nhân độc lập và chịu trách nhiệm pháp lý về mọi hoạt động của mình theo luật định.

1. Cam kết của ASTAC:

  1. Thực hiện đúng nội dung chứng nhận đã thỏa thuận với khách hàng dựa trên kiến thức, năng lực kỹ thuật tốt nhất hiện có của ASTAC để cung cấp dịch vụ chứng nhận cho khách hàng với đầy đủ trách nhiệm của mình theo luật định, đảm bảo khách quan, công bằng trong quá trình thực hiện chứng nhận.
  2. Bảo mật các thông tin mà khách hàng không muốn công bố hoặc thông tin liên quan đến công nghệ, tài chính, kinh doanh … mà ASTAC truy cập hoặc thu thập được trong quá trình đánh giá.  
  3. Hoàn trả chi phí chứng nhận trong trường hợp không thực hiện đúng yêu cầu và nội dung chứng nhận đã thỏa thuận hoặc chịu tiền phạt hoặc bồi thường thiệt hại cho khách hàng theo quy định của Luật chất lượng sản phẩm, hàng hóa khi có bằng chứng xác thực về việc cung cấp sai kết quả đánh giá do sai sót hoặc thiếu trách nhiệm của ASTAC.

2. Quá trình thực hiện thủ tục xử lý khiếu nại phải được thực hiện theo nguyên tắc độc lập, khách quan.

IV. Chi phí chứng nhận

1. Tổ chức đăng ký chứng nhận phải trả phí đăng ký, chi phí đánh giá, giám sát, thử nghiệm và các chi phí khác theo thoả thuận.

2. Chi phí được tính toán và thỏa thuận sau khi xem xét tới phạm vi chứng nhận, quy mô chứng nhận, địa điểm đánh giá, mức độ phức tạp của hệ thống quản lý của khách hàng chứng nhận và các thông tin liên quan khác.

V. Phản ánh, khiếu nại

1. Khách hàng chứng nhận có quyền phản ánh, khiếu nại về các quyết định của ASTAC liên quan đến chứng nhận của mình.

2. ASTAC phải giải quyết các phản ánh, khiếu nại của khách hàng chứng nhận và phản ánh khiếu nại của các bên liên quan đến sản phẩm, quá trình, hệ thống của khách hàng được chứng nhận.

Tác giả: Nguyễn Thị Hiền

Nguồn trích: QĐ 01 – Hệ thống ISO của ASTAC.

Chia sẻ bài viết: